利用Excel合规软件开启实验室业务智能

从实验室的单机版色谱软件过渡到网络版是一个巨大的进步，首先实现了数据的集中存储，提高了合规性，数据的处理与交互更为便利，也更加容易实现色谱数据处理过程中的电子化工作流程。类比而言，采用eInfotree的Excel也相当于将单机版的Excel升级到了网络版的Excel，保留了Excel作为强大的终端计算处理工具的同时，实现了Excel的合规。所有受控后的电子表格中输入数据都保存在数据库中，从而使得不同人员之间，不同电子表格之间的数据交换更加方便。

有句玩笑话：Excel除了不能生孩子，其他的事情都能做。而做到什么程度则取决于使用者的功力。前段时间，一位非制药行业的朋友找到我们咨询电子表格合规软件。由此带来的业务机会没有让我们多么兴奋，倒是我们非常奇怪为何这位朋友所处行业也会关注电子表格的使用合规。后来这位朋友给出的解释让我们恍然大悟，一方面他们是所在行业的标准化实验室，是具有公信力的检验检测机构。而要具有公信力，对于实验记录的审计追踪也自然就是一个基本的要求，另一方面，实验室里也长期使用电子表格作为自动化的数据处理工具，也感受到Excel本身所具有的灵活性和强大。数据记录范围发生变化，数据处理方法进行调整，Excel模板都能很方便地调整到位。

今天这里讲的一个例子是一家生产药用辅料的企业，主要的产品都做出口。2018年首次找到我们时主要的需求在于电子表格的合规，但在沟通的过程中，我们又发现合规似乎是个次要需求：在合规的掩护下，利用电子表格强大的数据处理功能，提升效率，节省时间，数据统计自动化才是真正的核心需求，最终的展现成果是无纸化的批记录，因为我们发现用户对eInfotree展现的跨多个表格文件的数据提取汇总功能表现出非常浓烈的兴趣。

一路向北，朔风猛烈，但天朗气清。在这个距内蒙不远，地广人稀的地方，一层的小平房，我们见到了堆积如山的纸质记录单，还有办公室里此起彼伏的计算器的按键音。直到现在，我们仍然能回忆起下午四点隔壁办公室计算器偶然响起的一段段音乐铃声。看到如此多的纸质单据，我们大概明白了此行的意义。这些数据记录表都设计得很复杂，以我对电子表格认知，我的第一反应是会用Word去设计这些表单，然后打印出来。后来发现所有的表单对应的电子版都是用Excel做的。这似乎超出了我的认知，曾经一直认为Excel适合做规范化的表格数据的处理，直到见到他们设计的各种表格，从此我坚信Excel能做出任何Word能做出的复杂表格。也正是因为源自于Excel表格，所以他们自己也曾在半年前尝试用Excel模板实现计算的自动化。但在制作的过程中，一方面自身Excel水平有限，另一方面对跨表数据的提取和汇总一筹莫展，最后还发现Excel本身没有合规的审计追踪机制。作为生产记录，虽说不是药品，但是基本的电子记录合规还是要遵守的，而且经常会有国外厂商来做审计，因为这几个原因导致批记录无纸化的工程被喊停。相比后来去的附近一家大规模制药企业，其表格模板都采用Word制作，在起点上就比这家公司差得多，对于电子表格的理解也十分肤浅。虽然他们在小县城，但他们的这种理念着实难得。

客户的需求分为两方面，一方面是合规的要求，即要求采用的Excel电子记录有审计追踪，权限控制，以及电子签名的功能。另一方面是提高生产效率，节约经费，降低风险的需求。我们曾经一度以为合规的要求是第一位的，但深入了解下来，对于一家劳动密集型的，又不是受法规严格监管的企业而言，降低成本， 减员增效恐怕是最核心的需求。对于第一个需求，我这里不做详细说明，因为都是eInfotree软件的固有功能，而且也很容易理解。相对而言，数据完整性，合规是国内企业普遍面临的问题。合规与效率往往是一对矛盾体。合规水平做得高，一般会导致效率的下降。所以绝大部分的企业都尽量保持最低水平的合规，即符合法规和审计的要求。就这个项目而言，最终却做到了合规与效率的高度一致。Excel合规之后，所有填入的数据都保存在数据库中，由此带来表格之间数据关联，跨表数据统计，综合报表的巨大便利。

用户的需求在于将生产的各个工序记录以及生产过程中的台账进行无纸化，自动化。生产的每个工序都有一张到多张不同的Excel表格记录模板。工人们此前就拿着打印好的A4纸质记录在现场填写。无纸化并不仅仅意味着只是将笔写记录转换到键盘输入，在记录的过程中客户也要求实现以下几个主要的功能，旨在为操作工人降低劳动强度，降低错误出现的概率。

   •  各种计算的自动化和数据的有效性验证，例如密度体积重量的换算，物料的分类消耗汇总，数据填写顺序限定，级联菜单，生产总数统计。

   •  避免信息的重复录入。第一步工序中录入的产品附属信息，在后续的工序步骤中需要自动带入。此前我们注意到各个工序的纸质单据的前半部分都需要工人填写批次产品的相关信息。一个批次的产品持续生产十多天。单个批次生产的过程中需要填写的记录纸也有几百张，每张都需要重复地填写产品的批次信息，既增加了劳动强度，也加大了出错的概率。最终的设计是，只要在第一步产品批次信息注册的模板中填写完成，后续的工序中，工人只需要填写对应批号，其他的信息会自动补充完整。

   •  工作协同。工作协同一方面是记录的签批流程，另一方面是生产操作人员与品控员的数据交换。生产操作工在生产表中填写完产品箱号等信息，也就是待检品信息，品控人员输入相应的班号，能自动从服务器的数据库中读入操作工填写完的待检箱号，检测完成评级后，品控人员在记录表格中填写记录并保存后。操作工通过电子表格界面的控件按钮能获取对应每一个箱号的等级评定信息。

   •  数据自动实时汇总。每个批次生产完，都会要求对批次生产过程中的各种物料消耗，合格品重量，不合格品重量，边角料进行物料平衡计算。采用纸质记录单的时候，这些数据分散在数百张纸质记录单上。为了进行数据计算与统计，需要专门的人员从大量的纸质记录单中摘取数据用计算器进行计算。一个批次的计算往往需要一个人花上几天的时间才能完成。

以上4点需求，第一点的需求最不起眼，但其实是最基础的，覆盖用户需求最多的，利用Excel本身就能够轻易实现，如果需要更改计算方法或逻辑，也只需要菜单操作用户自己就可以完成。

下面简单举几个例子说明：

数据有效性验证

用户要求输入的批号只能是11位或者13位，否则不允许输入。采用自定义的数据有效性，用简单的Or和Len函数组合就可以非常容易实现。

下面一张表格要求工人在矩形区域中依次填入箱号。在箱号输入的时候，要求是以1为单位递增输入，而且要求不能有重复值，用数据有效性的自定义功能和条件格式能做到非常好的效果。如果有重复值，Excel会自动将重复值以明显底色标识。输入值与上一个值相差不为1，则无法输入。与之相比，用一些大型系统实现起来没有那么容易，改起来更加不方便。

按条件分类汇总

对某个班次消耗的物料进行分类统计，以物料代码的尾数为标识进行统计，例如以K结尾的物料消耗汇总到消耗重量1，以S结尾的物料汇总到消耗总量2。

强制按固定顺序输入数据

对于一个检验记录的各个部分，填写下一个模块时，上一个模板必须填写完毕才能进行。例如下面图示中的绿色框部分，只能在红色框中的待填区域全部填写完才能填写。更进一步，还能限定一个模块内各个单元格之间的填写顺序。如何实现呢，不用编写任何代码，采用Excel自带的数据有效性验证就能做到。

标准自动匹配与判断

用户其中一个需求是根据产品名称和产品规格自动匹配判断标准。此前这些判断标准都在纸上，而且产品和规格分类非常庞杂导致标准也十分多样，工作人员需要对着标准表去查找。采用电子表格以后，将判断标准按照下图右侧进行表格化处理，就能用Excel中的Vlookup函数进行自动匹配了。这些检测标准可以与检测记录放在同一个Sheet中，也可单独放置一个sheet,一般建议采用后者。下图中，在填入产品名称和规格后，标准列中就自动会匹配对应的检验标准，”是否通过”列中则可采用条件格式进行醒目的提示。

Excel作为强大的桌面工具，工作簿内各工作表之间的数据关联自不用说，工作簿之间也能做到一定程度的数据关联，但还谈不上随心所欲。桌面化的Excel并没有真正提供一种分享数据的简易通道，允许多个用户协同工作，并能够进行一致的数据清洗和报告。当然，这里只针对普通用户而言，对于大神，飞花摘叶，皆可伤人。Excel甚至能用来做人脸识别。前文说到，eInfotree在满足Excel合规要求的同时，还产生一个副产物，那就是所有单元格填入的数据都进了数据库，而填好的文件保存于文件服务器上。

跨Excel表格统计

对于前文的物料消耗按条件汇总示例，单张表格采用公式进行汇总，而一个批次有数百张这样的表格。想要分别统计一个批次总的消耗重量1和消耗重量2，则对应每张Excel表还要包含批号信息。Excel填写完保存时，消耗重量1和消耗重量2的值将自动与批号关联。由于所有Excel中填写的数据都是采用结构化存储，在数据库端建立好视图后，就可以自动得出数百张Excel表单的汇总结果。这种汇总可以做到实时的效果，即有新的Excel记录表格填写完毕，那么汇总的数值能自动更新。

在跨表数据汇总方面，还有一个典型的应用。即对涉及多个批次的电子表格检验记录进行汇总。下图中右侧的多个Excel文件分别对应不同批次的检验记录。每个文件中包含批号，平均含量和RSD。 采用eInfotree合规软件后，这些数据也都集中存储到了数据库中，便于汇总提取。

通过Power BI可以直接查看存储在SQL server中的数据，并生成图表。如果新增了批检验记录表，这些记录和图也都会自动更新到报表中。

即便后台没有数据库之城，Excel自带的 PowerQuery也十分强大，能汇总多种不同数据源的数据，但大多建立在需要汇总的电子表格文件已经存在的前提下。

Excel表格之间的数据交换

对应第3点的需求，操作人员在设计好的表格中填入批号、对应的班次号，以及待检的箱号，保存即可。品控人员选择品控记录模板，填入批号和与操作人员一致的班次号，点击页面按钮即可获取待检的箱号。品控人员将箱号对应结果填入保存。操作人员通过点击模板的”取回结果”按钮即可获得每一箱的检测结果。完成这一场景的核心在于数据集中存储在服务器上，数据库成为数据交换的中心。

其他的一些合规功能，例如保存表格时强制按命名规则命名，保存路径自动按规则生成不可更改，都使得工人傻瓜式操作成为可能。合规后的Excel用作各种台账记录更是得心应手，节省大量的人力劳动，减少出错概率。中国的制药企业踏踏实实把电子表格用好，就能前进一大步。