Excel表格管理计算机化系统周期性回顾

制药企业质量部门的诸多工作中都会有周期性提醒预知的需求，如仪器验证周期性提醒，仪器维护周期性提醒，稳定性样品取样提醒，计算机化系统回顾周期性提醒，对照品有效期跟踪提醒，GxP文件周期性审核提醒等等。经过良好设计的Excel电子表格能够很好的解决制药企业质量部门的这些需求。

本模板设计了具有提醒功能的Excel电子表格，适用于制药企业在同一个工作簿中管理不同风险级别，不同GAMP5分类的计算机化系统，并执行好周期性回顾。使用人员在打开工作表时，若有接近周期性回顾日期的系统，表格将以弹框形式进行提醒，进入工作表后，还将在指定的单元格中通过不同的填充色来提醒用户执行周期性回顾，回顾活动执行完毕后，在相应的工作表中将自动生成回顾追踪记录。

核心功能一：自动匹配回顾周期

根据计算机化系统的风险级别和GAMP5分类，自动匹配对应的回顾周期。在工作表”回顾记录表”的”风险级别”列中选择”High”、”Medium”、”Low”时，单元格填充色会相应的变化，用以区别风险级别；在”GAMP5分类”列中选择”1>类”、”3类”、”4类”、”5类”，单元格填充色亦会相应的变化，用以区别不同分类，每一个”风险级别”和”GAMP5分类”的组合都会自动匹配工作表”回顾周期矩阵表”中对应的回顾周期。(截图日期：2018-07-31)

核心功能二：数据验证

对于输入内容限定的单元格，包括使用部门、风险级别、GAMP5分类，在模板中设置为下拉列表形式，方便用户录入数据的同时，也可以大大降低手动录入的出错概率。(截图日期：2018-07-31)

核心功能三：提醒功能

打开工作簿时，若有近期将要执行回顾的系统，会弹出一个提醒框显示：近期需要执行周期性回顾的系统数量。这里的近期是指计划回顾执行时间距离当前日期小于等于15天。用户可根据提示信息，在”计划回顾日期”列中找到对应的系统。在”计划回顾日期”列中，对于即将到达回顾周期的计算机化系统，若当前日期距离计划回顾日期小于等于15天且大于7天时，单元格填充色将变为黄色，以示提醒；若当前日期距离计划回顾日期小于等于7天且大于等于0天时，单元格填充色将变为红色，以示更加醒目的提醒，以便管理人员提前做好周期性相关工作安排；若当前日期距离小于当前日期，单元格填充色将变为绿色，以说明周期性回顾已执行。下次回顾日期等于最近回顾执行日期加上回顾周期（天），提醒功能设置与”计划回顾日期”相同。用户可根据自己的需求增加行，以适应日益增加的系统数量。(截图日期：2018-07-31)

核心功能四：自动生成回顾记录

当系统到达”下次回顾日期”时，可在”最近回顾执行日期”中修改更新回顾执行日期，确认后，系统出现弹框，显示修改前的日期和修改后的日期，若点击”确定”，在工作表”回顾追踪记录”表中将自动生成此次回顾动作，信息包括系统编号、名称、部门、风险级别、分类回顾周期、执行日期及记录此条信息的时间。(截图日期：2018-07-31)

总结：通过良好设计的Excel电子表格，能够对计算机化系统周期性回顾工作进行良好的管理。