经过多年的发展，电子实验笔记本（ELN）已经从配角变成主角，成为实验室信息化的一个重要组成部分。据国外咨询机构估计，ELN的潜在用户中有超过３５％已经部署或正在部署ELN，这其中大部分机构的用户数都超过了500.

ELN的应用，对实验室的研发模式带来了巨大的改变。作为兼具管理性和工具性特色的软件，ELN的实施需要满足多个不同层次用户的需求。研究人员是ELN最频繁的使用者，要满足其记录各种实验数据的需求，数据分析人员需要能充分地利用记录的实验数据，研发部门的管理人员期望系统能提高研究人员的工作效率，项目的决策层，也就是提供钱的，则会考虑如何能减少系统总的开销，提升研发的管理水平。

ELN实施怎样才算成功？

这个问题取决于你问的谁，以及回答问题的人对成功的定义。从软件实施的角度讲，把握不同的需求和利益相关者的期望是项目能成功的关键。

搞技术的人往往目的会比较单纯一些，例如研究人员和技术管理人员可能就是期望他们通过ELN能够更好更快地工作，对软件能快点上手，而不是整天琢磨这软件该怎么去用。具体来讲，一线的实验人员期望能更快地创建和编辑的实验，更重要的是，能与其他人共享和重用实验，同时系统能与日常使用的其他信息系统整合（LIMS系统，样品注册系统、仪器设备管理系统、试剂库存系统、科学数据管理系统），避免要把一些信息拷贝来拷贝去的复制粘贴之苦。技术管理人员则期望借助ELN能够对研发项目的进展有更直观的了解，能够跟踪项目进展，最好能给员工绩效考核提供点数据资料。

对于运营层面上的管理人员来说，对项目的期望却有点含混不清。当然，从大的方面来说，当初上ELN目的也就是为了提高研发的效率和优化流程。抓运营的领导一般都是管钱的，所以最直接的判断标准就是投资回报比（ROI），ROI=投资所得利润/投资总额*100%,以时间为周期计算。

从投入上来讲，ELN总投资不仅包括购买硬件和软件，还包括项目的实施费用，培训费用，运维费用。从定性的角度讲，哪些方面能节省成本增加效率我们都能说出一二三来，但如果说到定量，并不是件简单的事。例如下面这些衡量标准：

  •  项目总体效益的提升（“相比以前研究人员是不是可以完成更多的实验了，从实验数量上衡量”）

  •  个人效率的提高（“研究人员用在科研上的时间更多了，在数据整理，报告方面是不是减少时间了？”）

  •  缩短项目内部的周转时间（“项目从一个阶段进入下一个阶段所需的时间，例如催化剂从制备到小试评价的时间，再到中试的时间”）

  •  减少重复工作（“是不是减少了很多不必要的重复实验，这些实验都是要消耗人工和物资的”）

  •  数据和信息传递与收集效率提高（“对研发数据是不是更快捷地获取，编写专利时搜集信息的时间是不是减少了”）

  •  信息系统的使用情况（用了ELN后是不是原有的某些系统可以淘汰了，无疑这样是可以省钱的）

影响ROI的几个重要因素

上文说到评判ELN是否成功可以通过ROI去衡量，为了提高这些ROI指数，我们需要注意有哪些因素会对ROI产生影响。这里总结了五个方面供大家参考。

  •  项目所处的软硬件环境

这里的硬环境是指系统服务器的配置，网络性能、以及备份安全措施，前两者将极大地制约软件运行的效率，影响用户的使用感受；后者则是一个基本的安全保障，实验记录系统不同于其他的信息系统，每一个撰写电子记录的人都会提及安全性这个问题，解决后顾之忧是所有一切的基础。其实在IT技术与设备飞速发展的年代，硬环境虽然重要但一般解决起来并不棘手，比较容易出问题的是软环境。

这里软环境最重要的一个方面是在项目的早期应该甄选合适的ELN目标用户群。在我们的经验中，很少有客户让所有的人员一下全用上ELN，怎么说也得分批分期来吧，这是方法论的问题，这里不再细讲。所谓合适的用户群，要从人员本身的素养和态度，以及所负责的工作来定位的，目的就是确保软件的使用给组织带来的变化影响最小。这方面的工作还在于协调相关的工作流程，确保也能满足一些非直接用户的需要，这些人虽然不具体使用ELN，但万万不可忽视，诸如负责管理实验记录档案的人，法务部门处理专利的人的要求，否则小心你做出来的东西被一票否决，更谈不上什么ROI了。

  •  实验的创建与数据记录的便利

人员选定之后，我们不能指望这些人立马成为你的铁杆粉丝，好是好的，坏也变成好的。粉丝也是需要去精心呵护的。我们需要对粉丝们做什么工作，有什么想法和爱好做详尽的了解，并把他们的所想所需体现在系统中，让他们觉得他们的意见很重要，系统确实给他们带来了好处，每一个细节都要照顾到，例如尽量让他们选择，不要去输入，能自动化计算的尽量自动化，导出的报告要精美一点等等。

  •  部门间的合作水平的提升

研发组织中的部门合作是广泛存在的。也许身在其中的人不觉得，但有合作就必然存在工作流。如果仅仅是将纸质记录本改成电子版的并不能完全体现电子实验记录的价值。实现电子化后，以前很多基于纸面的工作流自然而然可以在ELN中更方便地实现，并且能够做到流程驱动的同时进行数据上的关联，这也是体现ELN更深价值的地方。

  •  系统的集成化程度

尽管ELN系统对研究机构的工作方式和数据管理方式带来变革性的影响，但ELN毕竟也只是实验室信息管理中一个组成部分，它不可能覆盖到实验室所有的需求。因此，ELN需要能与LIMS（实验室信息管理系统），SDMS（科学数据管理系统）、CDS（色谱数据系统）、RS（样品注册系统）等系统集成才能取得收益倍增的效果。

  •  研发的精细化管理

ELN中保存的数据分为两种类型，一类是研究人员撰写的实验记录，还有一类是关于这些实验记录的元数据。实验记录中的数据可以供数据分析，用于提升实验数据的利用价值。而元数据则可以用于管理，达到精细化管理的目的。也只有通过这些元数据，才能得出在前文所述的那些ROI指标。大家知道，研发不同于生产，在管理上的量化是件很令人头疼的事。如果能提升管理水平，将领导关心的报表快速准确实时地呈现出来，对于获得管理层的肯定必然是十分有益的。

ELN中典型的元数据包括：

     •  创建的实验记录数

     •  完成一个实验的平均时间（从实验创建开始到实验签字结束）

     •  实验记录编号/名称

将上述信息结合实验记录中的核心数据就会变得更有意义。例如：

     •  目标样品

     •  所用的试剂原料

     •  部门

     •  开发阶段

将这两组数据的汇总就能得到更具有意义的结果：

完成某个配方消耗了多少原料？

完成某个配方做了多少次实验？

完成某个配方投入了多少人员？

某个催化剂工艺研究花了多长时间？

通过ELN系统收集这些数据变得非常简单。对这些数据挖掘的价值在评价在研项目和开展新项目评估时都是十分有益的。

如果在ELN的实施过程中将以上几点考虑到，将大大提高项目的成功率。

 本文参考了Bennett Lass的文章，在此表示感谢。