防止Excel表格“Save as”滥用的安全卫士

制药企业工作的您，一定用Excel表格模板做过GMP数据计算（当然Excel表格使用不仅限于计算），那么这个过程无法避免的会催生如下问题：

     •  不同使用人员将文件保存在不同路径下，难于追溯；

     •  文件夹、文件名命名规则不统一，不便查找。

解决上述问题，我们通常的做法是通过制定SOP，规定文件存储路径、文件夹名称、表格文件名称，并对操作人员进行SOP培训。然而实际执行过程中控制效果不尽人意，上述问题仍无法杜绝。 

我们知道，单纯的通过流程控制并不是最优解。那么，有没有技术手段能够解决以上问题呢？答案是肯定的，Excel合规插件eInfotree的”Path and Naming”功能就能够完美解决上述问题：通过技术手段指定存储路径、文件夹命名、以及电子表格文件的命名，做到对”Save as”的有效管理。

以”扑热息痛（美国药典标准）含量计算模板”为例，如下图：

使用Excel合规插件eInfotree管理电子表格的”Save as”难题，只需如下几步。

Step 1：设置好文件存储路径和文件存储格式。

Step 2：设置电子表格命名规则：”J5（批号）+含量结果”。

Step 3：设置电子表格存储文件夹命名规则：”B5（计算对象）+_2018（后缀）”。

Step 4：以空白模板填写记录，填写完毕后，”保存”或”另存为”，按照既定设置保存电子表格，保存操作成功。

对存储路径或电子表格文件命名的任何修改都将导致保存操作失败。

总结：电子表格合规插件eInfotree从技术手段上对文件路径、存储文件夹命名及电子表格文件命名的控制，将使得电子表格的追溯不再是难题